Категоризує документи і організуйте папки

Документи слід розкласти по окремим стопках - вони і стануть вашими категоріями. Кожна така стопка з часом буде тільки зростати, тому добре б вже зараз виділити кожній з них своє законне місце. Ті документи, які скупчилися у вас на сьогоднішній день, утворюють основу майбутньої файлової системи, і для кожної категорії ви заведете окрему папку. Незалежно від того, розбираєтеся ви в домашніх паперах або в паперах, що мають відношення до роботи, вам легко вдасться привести їх у порядок за допомогою моїх простих порад.

Наприклад, ось як виглядають найбільш поширені категорії документів в середньостатистичній сім`ї:

Витрати на будинок

Рахунки по квартплаті.
Рахунки за електрику.
Податок на нерухомість.
Телефонні рахунки.

Витрати на автомобіль

Податок на транспортний засіб.
Кредит.
Права на водіння і документи про власність (або довіреність на водіння транспортного засобу).

Відео: Огляд блокнотів ручної роботи, дитяча папка для документів / Блокнот на замовлення / Скрапбукинг

банк

Документи про особистому рахунку.

Кредитні картки

American Express.
MasterCard.

Медичне обслуговування

Медичні карти з поліклініки на кожного члена сім`ї.
Карти стоматологічних та інших клінік, які відвідують члени вашої родини.
Результати обстежень і аналізів, які ще можуть знадобитися лікарям для подальшого спостереження за вами або членами вашої родини.

Незважаючи на те, що все це є найбільш поширеними категоріями, які зустрічаються мені в ході створення файлової системи для чергового клієнта, мало хто здогадується розбити їх саме таким способом. Найчастіше всі перераховані вище документи виявляються перемішані і зберігаються в одній папці. Тому кожен раз, коли виникає необхідність відшукати якийсь конкретний документ, доводиться витрушувати весь вміст папки на стіл і довгий час ритися в ньому в пошуках однієї-єдиної папірці. А якщо розбити всі документи на категорії, ритися доведеться за все в одному тоненькому файлі, а не у всій товстої папці. Якщо в даний момент вас цікавлять телефонні рахунки, навіщо шукати їх в медичних документах? І навпаки. Погляньте ще раз на приклад категорій, який я привела вище. Розбийте кожну категорію на кілька частин. Саме в цьому і криється секрет вашого успіху.

організуйте папки

Ми дісталися до наступного набору інструментів, необхідних для втілення цього проекту. Ось мої улюблені предмети, необхідні для створення файлової системи. Вони продаються в люфом магазині канцтоварів:

підвісні папки з файлами;
манільські папки;
папки з кольоровими застібками для різних категорій документів;
рейки для підвісних папок, які ви вставите в ящик;
довгі наклейки на папки;
картонна коробка для папок.

Ось приклад того, як слід використовувати ці прекрасні інструменти. Візьмемо одну з наведених вище категорій.
Витрати на будинок (Це ви напишете на довгій наклейці, за допомогою якої озаглавити підвісну папку):

Відео: Папка для документів / Огляд готової роботи

Рахунки по квартплаті.
Рахунки за електрику.
Податок на нерухомість.
Телефонні рахунки.

Номери з 1 по 4 означатимуть окремі папки з файлами.
Їх вміст розкладіть в алфавітному порядку, щоб було простіше знаходити необхідний документ. Якщо матеріали в папках разноформатні і неплоскі, замість звичайної папки використовуйте підвісну папку з широким дном - в такому випадку у вас буде кілька сантиметрів простору, а не просто плоский конверт. Деякі мої клієнти думають, що можна скласти звичайну підвісну папку для файлів по лінії, яка є у неї на обкладинці, тим самим перетворивши її в папку з широким дном. Але ці лінії на обкладинці - всього лише декоративний елемент. Якщо ви зігнете обкладинку, документи будуть з неї стирчати, і ви не зможете закрити ящик для папок.
До папок з широким дном додається картонний вкладиш, за допомогою якого дно можна зробити більш жорстким. Перед виходом з магазину обов`язково переконайтеся в наявності у куплених вами папок таких вкладишів - іноді їх чомусь немає в комплекті! І не купуйте папок з широким дном, якщо дно у них ширше, ніж п`ять сантиметрів. У такі папки вміщується занадто багато всього, і в кінцевому підсумку вони розвалюються - а у вас є більш цікаві справи, ніж щомісячна заміна папок.

Відео: Створити документ word. Як створити в ворде папку з файлами

Заведіть папку «Дитина»

Тепер ви вже знаєте, яким чином розмістити в папках різні категорії ваших документів, тому легко можете застосувати цей принцип і до паперів, що мають відношення до вашій майбутній дитині. Ось приблизний список речей, які вам знадобиться вивчити найближчим часом. Я вже розбила його на категорії.

дитина
Які дитячі речі потрібно взяти з собою в пологовий будинок? Які речі необхідно мати вдома до моменту повернення з пологового будинку?

вагітність
Що відбувається з моїм тілом?
Як розвивається дитина?
На які заняття для вагітних мені варто сходити? Коли почати відвідувати ці заняття і де вони проходять? Чи знадобиться там довідка від лікаря?
Піти мені на курси підготовки до пологів? І якщо так, то коли? Чи є що-небудь підходяще недалеко від будинку?
Коли потрібно починати носити одяг для вагітних? Які саме речі доведеться купити?
Як народжувати (традиційним способом, природні пологи)?
Де я буду народжувати (в пологовому будинку або будинку)?
Якщо я буду народжувати в пологовому будинку, то де саме? І з яким лікарем? Якщо вдома, то з якою акушеркою, і коли потрібно записатися до неї на перший прийом для знайомства?

Декретна відпустка і робота
Чи оплачує моя компанія декретну відпустку? В якому обсязі? Скільки часу він триватиме?
Чи хочу я продовжувати працювати на своїй посаді повний робочий день після народження дитини? Якщо ні, які в мене є варіанти (працювати з дому, перевестися на півставки або стати непрацюючої мамою)?

Перелік запитань, в яких вам потрібно розібратися, нескінченний. Але не лякайтеся: я вас прикрию. Всі ці проблеми ми уважно розглянемо. І все-таки давайте уявимо собі, що вам захотілося особливо ретельно дослідити одну або дві області з перерахованих вище. Файли з інформацією можуть виглядати так.

дитина
Так буде підписана товста папка, що представляє нову категорію документів, в ній з`являться папки:

Дитяча.
Подарунки від рідних і друзів.
Речі з собою в пологовий будинок.
Вагітність.
Розвиток дитини / Види пологів / Моє тіло / Курси підготовки до пологів.
Робота.
Декретна відпустка / Оплата / Робота після пологів.

Приємно те, що в сьогоднішньому світі досліджувати всі ці питання ви можете не виходячи з дому. Всі перераховані вище папки цілком можна створити у себе в комп`ютері - і точно так же розбивати збирається інформацію на категорії. В міру накопичення інформації можна видаляти файли, які більше вам не цікаві. Наприклад, спочатку ви можете розглядати кілька різних методик пологів. Але як тільки ви визначитеся з варіантом, який підходить вам більше всього, інформацію про альтернативні версії можна сміливо видаляти. Чи не забивайте свій жорсткий диск непотрібними документами, яким би безмежним не був його обсяг. Все це теж непотріб - просто електронний!
Цей тиждень напевно стала для вас несподіванкою. Ви-то збиралися в магазин за крихітними носочками, а я накинулася на вас зі своїми файлами! Але повірте: ця нескладна завдання сильно полегшить ваше життя в майбутні місяці і тим більше після народження дитини. За час вагітності у вас накопичиться неймовірну кількість папірців - і нам неодмінно потрібно підкорити цю паперову гору. Я обіцяю вам, що через кілька тижнів ви підете по магазинах за одягом для вагітних, будете придумувати, як обставити дитячу, і - так, нарешті - виберете пару прекрасних дитячих шкарпеток.

Я ніколи не бачила, щоб в нашому будинку щось накопичувалось або громадилося. Якщо десь треба було розібратися чи щось організувати, більш відповідну людину, ніж моя мама, не можна було й придумати. Але ось зате підготуватися до пологів їй вдалося не кращим чином, тому що вона терпіти не могла читати тексти, що мають відношення до медицини, і категорично відмовлялася вивчати інформацію про вагітність і пологи. В результаті, коли у неї відійшли води, вона й гадки не мала, що з нею, і вирішила, що вмирає! Добре, що її мати, яка народила за своє життя вісьмох дітей, прийшла їй на допомогу і пояснила, що нічого страшного не відбувається. Знання сила.

Поділитися в соц мережах: