Підготуйтеся до відпустки

Відео: 1000 дрібниць: Підготовка до відпустки

Якщо, пішовши в декретну відпустку, ви залишите всі свої проекти в порядку, це буде ще одним знаком того, що ви є членом команди. У добре організованому просторі вашим колегам не важко відшукати необхідну інформацію по кожному конкретному проекту - а значить, вони не будуть постійно турбувати вас телефонними дзвінками. Після пологів ви будете так високо цінувати можливість виспатися в тиші, що ще не раз скажете собі спасибі за цю передбачливість. Ну і крім того, після повернення після декретної відпустки на роботу вам самій буде куди приємніше опинитися в кабінеті, де все розкладено по місцях і всі документи систематизовані - кому сподобається повернутися після пологів в офіс, де панує хаос?
Я знаю, що є люди, які підсвідомо намагаються створювати заплутані «системи», щоб ніхто інший крім них самих не міг розібратися в тому, чим саме вони займаються на роботі. Їх файлові системи виглядають так, ніби їх формували працівники ЦРУ. І фізичне простір, в якому вони працюють, є просто якісь лабіринти з самих різних предметів. Документи, що мають відношення до сьогоднішніх проектів, поховані під купою кавових чашок, сімейних фотографій, затоплених надмірним поливом рослин і застиглих грудок жуйки. Але у вас-то кабінет виглядає зовсім по-іншому! Або як раз так?
На цьому тижні почніть готувати своє робоче місце до наближається відпустки. Не обов`язково присвячувати цьому заняттю багато годин і ні до чого організовувати на новий лад всі документи, які у вас до цього часу скупчилися. Нехай це буде вашою післяпологовий завданням. А поки скористайтеся моїм вправою під назвою «Свіжий погляд». Виділіть трохи часу на приведення свого робочого місця в божеський вид. Для цього вийдіть з кімнати і знову увійдіть - і уявіть собі, що бачите свій стіл і простір навколо нього в перший раз в житті. Ну, як відчуття? Що ви можете сказати про людину, яка тут працює? Простір здатне сказати про свого господаря більше, ніж самі красномовні слова. Вже можете мені повірити. Якщо ви щиро зважитеся випробувати на собі цю вправу, а не відмахнеться від нього як від незначні затії, вас чекає велике здивування.
Тепер, якщо ви виявили на своєму робочому місці багато сміття, проведіть бліц-прибирання. Не забудьте захопити з собою пакети для сміття і коробку для тих речей, які ви плануєте забрати з собою додому. Встановіть таймер на 20 хвилин. Далі ми будемо діяти приблизно так само, як діяли в минулому місяці у вас вдома.

Викиньте або згодувати Шредеру папір, яка вже ніколи нікому не знадобиться. Це можуть бути листи, записки з нагадуваннями, чеки, прострочені матеріали відділу кадрів, старі страхові буклети, газети і журнали. Якщо ви сумніваєтеся щодо якогось документа, переконайтеся, що його копія зберігається в мережі, в бібліотеці або у кого-то з співробітників.

• Викиньте старі льодяники, жуйку, залишки їжі, фантики і обгортки, пластикові вилки і ножі.
• Живі квіти заберіть додому, якщо вони не дуже громіздкі. Ті горщики з рослинами, які занадто великі для транспортування, пересуньте ближче до колеги - любителю квітів або просто попросите кого-небудь із співробітників під час вашої відсутності їх поливати.
• Особистих фотографій на столі повинно залишитися якомога менше. Все зайве сьогодні ж відвезіть додому. Чому б не встановити фотографії в якості скрінсейвера на монітор? Таким чином і рідне обличчя завжди буде перед очима, і робоче місце не буде схоже на вашу вітальню.
• Подивіться уважніше: можливо, у вас тут зібралося кілька светрів і пар взуття. Надлишки потрібно перевезти додому ще до відходу в декретну відпустку.
• Якісь речі необхідно повернути на кухню або віддати офіс-менеджеру.
• Навіщо вам стільки ручок - хочете, щоб їх вистачило до кінця ваших днів? Але ж вони засихають! Викиньте ті, які вже не пишуть, а хороші, але зайві віднесіть офіс-менеджеру. Надмірна кількість предметів одного виду я називаю «фальшивим процвітанням». На перший погляд здається, що у вас в ящику стола ціле багатство, але насправді це всього-на-всього мотлох, яким забито цінне простір.
• Відкладіть в сторону старі проекти, які можна сміливо здати в архів. Якщо у вашій компанії є спеціальне приміщення для зберігання подібних речей, скористайтеся ним.

А тепер пора навести порядок в ваших поточних проектах. Складіть список всіх проектів, над якими ви зараз працюєте. У наступному стовпці поставте дату закінчення кожного.

• Які з цих проектів будуть завершені ще до того, як ви підете в декрет?
• Які з проектів не будуть завершені до вашого повернення з декрету?
• Які проекти неодмінно повинні бути завершені під час вашої відсутності?

Відео: ПІДГОТОВКА до відпустки / екосумки - # 39; 1 # 39; -

Прийнято вважати, що жінка народжує на 40-му тижні вагітності, але нормою є пологи на терміни від 37-ї до 42-го тижня. Це означає, що є цілий місяць, протягом якого дитина може з`явитися на світ - а така подія здатне зірвати навіть самі ретельно продумані плани! Звідси робимо висновок: потрібно заздалегідь підготувати собі шляхи до відступу. Адже ви ж не хочете, щоб вам в родову палату надзвонювали колеги, які ніяк не можуть відшукати якісь важливі папери?

Склавши таку шкалу пріоритетів, ви краще будете уявляти собі обсяг роботи, яку необхідно виконати. Можливо, серед проектів, які повинні бути завершені під час вашої відсутності, є такі, які можна трохи затримати? Що, якщо спробувати поговорити про перенесення термінів з клієнтами? Як тільки кожна дата буде затверджена остаточно і безповоротно, неодмінно впишіть її в свій календар. Ви відповідаєте за ці проекти і повинні чітко уявляти собі, коли і що має бути готове.
Для зручності інвентаризації кожен проект може бути розбитий на категорії - точно так само, як ми вчинили з вашою особистою інформацією в минулому розділі. Вкрай важливо зробити так, щоб люди, які заміщають вас на час пологів, могли без зусиль відшукати ключові документи. Тому не пошкодуйте часу і розкладіть все важливі папери по папках. Буде ще зручніше, якщо ви складете список всіх папок в Excel і розішле цей документ колегам із зазначенням точного місця розташування цих папок у вас в кабінеті. Тепер, якщо колегам знадобиться якась із важливих паперів, що стосуються ваших проектів, їм не доведеться гуркотіти ящиками вашого столу і скажено ритися в купі документів.
Якщо створювати документ Excel вам не хочеться, просто запросіть колег до себе в кабінет і покажіть їм, де і що у вас зберігається. Причому зробити це потрібно задовго до відходу в декретну відпустку. Краще подбати про все заздалегідь, ніж під час пологів кричати в трубку, що термін здачі цього проекту ще не підійшов.
Ну і нарешті, подумайте про те, щоб клієнти якомога раніше дізналися не тільки про вашу вагітності, але і про те, хто саме буде заміщати вас на час відсутності. Вам необхідно переконати клієнтів, що у вас все організовано і продумано, і що зміни у вашому особистому житті ніяк не позначаться на їх проектах. І вони дійсно не позначаться - якщо зараз ви витратите трохи часу на те, щоб все як слід організувати. Звичайно, частина документів може почекати до вашого повернення. Тим більше що зараз ви купуєте безцінний досвід і надалі зможете в будь-який момент швидко позбутися від непотрібних паперів і розкласти по окремих файлів то, що потрібно зберегти. Якщо у частині паперів немає свого місця, створіть для них окрему папку -в створюваної вами системі знайдеться місце для кожного важливого документа. Продовжуючи і в майбутньому дотримуватися звички розкладати все по місцях, ви позбавите себе від необхідності розчищати своє життєве або робочий простір від мотлоху. По-моєму, це відмінний стимул почати викидати непотрібне прямо зараз!